Практика складирования в рознице

Управление складом - одна из тех систем в ритейле, которая должна быть незаметна для потребителей, прозрачна и понятна для руководства торговой сети. При отсутствии системы управления, автоматизирующей все ключевые бизнес-процессы, склад превращается в terra incognita для руководства, место, где исчезают ресурсы и время.

Невозможность прогнозировать сроки выполнения поставок, например, может вести к отсутствию товара на полках магазина. Покупателям же все равно по какой причине это происходит. Не найдя нужного товара на полкеони просто уйдут в другой магазин.

Стремительное развитие в 2007-2008 годах и планы на 2009 год привели к тому, что на данный момент заморожено до 50% строительства складских комплексов. Тем не менее, по прогнозам к 2010 году рынок логистической недвижимости будет перенасыщен. В этой ситуации будут повышаться требования к качеству логистических услуг, которые до последнего времени часто развивались экстенсивно, за счет растущего рынка. Начиная с осени 2008 года ситуация стремительно меняется.

Компании, как использующие собственные склады и транспорт, так и передающие логистику (частично или полностью) на аутсорсинг будут предъявлять все более высокие требования к качеству и цене логистики.

К чему стремимся

Все известно: соотношение «время — цена — качество». Идеальный склад — это склад, который не требует постоянного внимания.

К основным требования можно отнести:

• Возможность в любой момент увидеть что находится на складе и в каком количестве;
• Где в данный момент находится определенный товар на складе, какие операции с ним проводят.
• Получать продукцию со склада в необходимом количестве, и качестве в четко обозначенные сроки.

Распределительный центр

Четкого разделения между Распределительным Центром и Складским центром нет. Тем не менее, есть определенные различия в их использовании: РЦ специализируется в основном на быстром распределении товаров, а складской центр рассчитан также и на длительное хранение. Так, для розничных предприятий, как правило, требуется именно распределительный центр.

Цель работы распределительного центра в розничной сети: централизованный прием партии товара, хранение товара (иногда даже его обработку) и отгрузку в магазины по требованию. В остальном, работа распределительных центров зависит от формата организации и стратегии компании: частота поступления товара в РЦ, объем этих поставок и объем исходящих партий, кем принимаются решения по технологиям хранения и обработки, кто уполномочен делать заказ, - все это и многие другие факторы определяет специфику каждого отдельного РЦ.

Распределительный Центр — это одна из деталей компании, инструмента зарабатывания денег. И как в любом механизме невозможно рассматривать одну деталь в отрыве от всего механизма. Распределительный Центр должен служить повышению эффективности всей компании. При принятии решения открывать ли свой РЦ, или воспользоваться услугами 3PL оператора, необходимо провести исследование и оценить эффективность использования как первого, так и второго варианта.

При создании собственного РЦ, необходимо продумать и принять решение по множеству вопросов. Какой формат РЦ наиболее оптимален для сети? Учитывая планы развития, стоит закладывать один РЦ или несколько? Как оснастить? Как управлять и с помощью какой системы WMS? На окупаемость влияет большое количество факторов: месторасположение магазинов, и спрос на рынке, и уровень цен на товар, транспорт, энергоносители, и особенности налогообложения.

В зависимости от формата розничной сети и склада, месторасположения магазинов, а также от типа продукции, проходящего через РЦ, будут различаться:

• вид складирования;
• оборудование по обслуживанию склада;
• система комплектации;
• управление перемещением груза;

При планировании склада необходимо разделять два типа будущих ресурсов. Расчет человеческих ресурсов позволяет спроектировать площади, необходимые для персонала. Но стоит помнить, что если персонал можно набирать постепенно, то здание проектируется лишь один раз, и рассчитывать его нужно на максимум загрузки, учитывая планы компании на развитие.

Для оптимизации площади склада важно рассчитать нормы страхового запаса каждого из продуктов находящегося на складе с помощью ABC, XYZ анализа. Далее вычисляется количество мест хранения для каждой товарной позиции. Размещение проводится с разделением склада на «холодные» и «горячие» зоны, в последних из них находятся товары наиболее высокой оборачиваемости. «Горячая» зона - территория склада ближе к месту отгрузки, на нижних ярусах стеллажей и в центральном проезде.

Оптимизация площади РЦ происходит одновременно и находится в прямой зависимости от частоты отгрузок той или иной продукции. Важно достигнуть максимальной эффективности: минимизировать запасы в РЦ до того уровня, при которых не возникает риска перебоев с поставками товара в торговые точки. 

Работа 3PL оператора

3PL (third party logistics) — практика управления поставками, в которой логистические функции (одна или более) компании передаются на управление компании-аутсорсеру.  

3PL оператора стоит выбирать очень тщательно, так как от работы склада и всей системы логистики в значительной мере зависит работа всей компании в целом. Так что в этом случае стоит воспользоваться тендером, а не личными предпочтениями или знакомством.

После принятия решения о переведении логистики на аутсорсинг, необходимо решить какой набор услуг необходим компании.

При составлении тендера необходимо учитывать многие вещи, в том числе и планы компании на развитие и на возможное увеличение количества услуг, передаваемых на аутсорсинг. Стоит выбирать провайдера, способные предоставить все необходимые компании услуги (на данный момент и в перспективе) на должном уровне.

В тендер необходимо включать подробное описание, как бизнеса компании, так и технических требований к транспортировке и хранению товара.

В перечень может входить:

• Описание бизнеса компании, своей ERP-системы и требования по интеграции с системой управления складом WMS
• Перечень услуг, необходимых на данный момент и потенциально необходимых компании. Это позволит выбрать стратегического партнера с многолетней перспективой работы.
• Описание товаров, краткие характеристики
• Логистические данные по товару (количество артикулов, объемы хранения, объемы обработки, сезонные колебания хранения/обработки, структура поступлений товара, подбора заказов, отгрузок)
• Требования к инфраструктуре склада, местоположению, подъездным путям
• Требования к складским  процедурам (выборочная внутритарная проверка товара при приеме, контроль входных цен)
• Требования к условиям хранения и обработки товара, различных видов товара (температурный режим, обработка, упаковка и дополнительная переупаковка заказов)
• Требования к складу (санитарное состояние, противопожарная система, система безопасности, страхование запасов и ответственности).
• Организационные требование к складу (частота инвентаризаций, стандарты документооборота, виды отчетности и частота их предоставления, уровень сервиса). Об уровне сервиса в компании может свидетельствовать длительность прибывания на рынке, сотрудничество с крупными компаниями и международная сертификация
• Структура ценового предложения (перечень требуемых тарифов).
• Таблица общего бюджета с графами тарифов и объемами, для заполнения

Логистические данные по товару — довольно большой объем данных. Можно сравнить несколько анкет крупных логистических операторов и совместить их, давая в тендере наиболее полную и детальную информацию. Детализация всех требований  дает возможность сделать тендер прозрачным и избежать проблем недопонимания с поставщиком в дальнейшем.

После того как компании предоставят всю требуемую информацию, результаты сравнивают и проводят переговоры с наиболее подходящими по всем условиям. При этом проводится перепроверка заявленных услуг и качества их предоставления. Это этап окончательного формирования коммерческого предложения, последних уточнений и корректировок.

Далее заказчик проверяет рекомендации оператора, после чего может быть подписан договор о предоставлении услуг, где должны быть учтены все ключевые аспекты сотрудничества.

Стоит помнить, что всегда существует риск потери качества обслуживания 3PL оператором, поскольку услуги часто передаются другим подрядчикам. Это общепринятая практика, но застраховать себя от рисков можно, если заранее поинтересоваться у оператора его системой отбора подрядчиков.  

Выбор

Скорость реагирования распределительного центра на заказы из магазинов напрямую зависит от системы управления. В Украине до сих пор нередки случаи ведения складского учета на бумаге. В таком случае время от поступления заказа до отгрузки товара со склада, может достигать нескольких дней.

Каждая компания определяет свою систему поставок. Выбор этот зависит от географии и характеристик торговых точек, ассортимента, точности управления запасами (оборачиваемости складских запасов), особенностей товара и его доставки. Часть товара попадает в торговую сеть напрямую, минуя склад. И чем эта часть больше, тем меньше потребность в складских площадях. Оптимальной систему можно считать при достаточно высокой оборачиваемости складского запаса, при небольшом объеме складского запаса.

Разрабатывать ли собственную систему со своим транспортом и одним или несколькими распределительными центрами либо отдавать часть услуг на аутсорсинг — решение каждой отдельной компании, на которое влияет множество факторов. После их тщательного анализа делается вывод, какой из вариантов наименее затратен и наиболее эффективен и конролируем.

Татьяна Старинская, АСТОР-Украина (партнер ресурса ERP-expert.com.ua)